Cách làm mục lục trong Word 2016
Với những tài liệu Word dài nhiều trang, hay các bài báo cáo, luận văn … để dễ dàng tóm lược các nội dung chính trong một tài liệu dài như vậy thì các bạn cần tạo mục lục tự động. Mục lục tự động không chỉ giúp các bạn tổng hợp các nội dung chính mà nó còn giúp các bạn dễ dàng tìm đến nội dung bạn muốn xem. Nếu các bạn chưa biết cách làm mục lục tự động trong Word thì các bạn hãy cùng tham khảo bài viết hướng dẫn cách làm mục lục dưới đây.
Dưới đây là hướng dẫn cách làm mục lục tự động trong Word 2016, với Word 2007, 2010, 2013 các bạn thực hiện tương tự.
Tạo Heading trong Word
Sử dụng heading các bạn sẽ dễ dàng tạo mục lục và quản lý tài liệu Word của mình, đầu tiên các bạn cần định dạng cho các heading:
Trong thẻ Home, tại mục Styles các bạn chọn biểu tượng mở rộng Styles như hình dưới hoặc tổ hợp Alt + Ctrl + Shift + S.
Các bạn chỉ cần sử dụng Heading 1 đến Heading 6 tùy theo tài liệu Word 2016 của bạn có bao nhiêu cấp, các kiểu Style khác các bạn có thể ẩn đi trên thanh Styles bằng cách di chuyển chuột vào phía bên phải tên Style xuất hiện hình tam giác ngược thì các bạn nhấn chọn và chọn Remove from Style Gallery.
Nếu Styles của bạn không hiện đủ từ Heading 1 đến Heading 6 thì các bạn chọn biểu tượng như hình dưới để mở Manage Styles.
Tại đây các bạn chọn thẻ Recommend, tiếp theo chọn từ Heading 1 đến Heading 6 và chọn Show sau đó chọn OK.
Lưu ý: Trong quá trình tạo Heading nếu các bạn chỉ muốn thực hiện tạo Heading cho duy nhất tài liệu Word đang tạo thì các bạn chọn Only in this document còn nếu bạn muốn tao Heading cho tất cả các tài liệu Word tạo mới lần sau thì các bạn chọn New documents based on this template.
Như vậy là trong hộp thoại Styles đã xuất hiện đầy đủ Heading mà bạn chọn, tiếp theo các bạn cần định dạng cho từng Heading.
Định dạng Heading trong Word
Dưới đây sẽ hướng dẫn các bạn định dạng 1 Heading, các Heading sau các bạn định dạng tương tự. Lưu ý các bạn có thể định dạng thế nào tùy thích nhưng để cho tài liệu Word đẹp và hài hòa hơn thì các bạn nên thiết lập chung một định dạng cho Heading.
Đầu tiên các bạn nhấn vào biểu tượng tam giác ngược bên cạnh tên Heading (ví dụ định dạng cho Heading 1) -> Modify.
Xuất hiện cửa sổ Modify Style các bạn chọn font chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, màu chữ, căn lề… trong phần Formatting.
Để định dạng Paragraph các bạn chọn Format -> Paragraph.
Xuất hiện cửa sổ Paragraph các bạn thiết lập trong phần Spacing, khoảng cách với đoạn trước (before), khoảng cách với đoạn sau (after), khoảng cách dòng (line spacing) phù hợp với tài liệu của bạn. Sau khi thiết lập xong các bạn chọn OK để đóng Paragraph, nhấn OK để đóng Modify Style.
Các bạn định dạng tiếp tục với các Heading sau tương tự như trên nhé.
Thêm Heading vào các đề mục trong Word
Đầu tiên các bạn nhấn tổ hợp Ctrl + F để mở hộp thoại Navigation, trong thẻ Headings các bạn sẽ thấy rõ các Heading khi bạn thêm đề mục vào.
Với các mục lớn như I, II, III… thì các bạn đặt Heading 1, còn các mục nhỏ hơn 1.1, 1.2, 1.3… thì các bạn đặt Heading 2, mục 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3… thì đặt Heading 3,…
Thêm Heading bằng cách nhấn chọn chuột vào mục cần thêm ví dụ “CHƯƠNG I…” như hình dưới và chọn Heading 1 trong Styles trên thẻ Home, hoặc các bạn có thể chọn Heading 1 ngay trong bảng Styles mà bạn vừa thiết lập.
Các bạn thực hiện đến đâu thì trong thẻ Headings của Navigation sẽ hiển thị đến đó, tiếp theo phần 1.1 chọn Heading 2, các bạn cũng thực hiện tương tự, chọn chuột vào dòng 1.1 sau đó nhấn chọn Heading 2, bên hộp Navigation sẽ xuất hiện thêm Heading 2 mà bạn vừa thêm.
Tương tự các bạn kéo văn bản xuống và thêm Heading vào tất cả các đề mục tài liệu word.
Đánh số trang cho tài liệu Word
Chọn Insert -> Page Number -> chọn vị trí và kiểu đánh số trang.
Nếu muốn đánh số trang từ trang bất kỳ các bạn cùng tham khảo bài hướng dẫn chi tiết tại đây http://www.xosomienbaczone.com/cach-danh-so-trang-tu-trang-bat-ky-trong-word-2016/
Tạo mục lục tự động trong Word
Sau khi đã thêm xong Heading và đánh số trang, các bạn thực hiện tạo mục lục tự động bằng cách đặt con trỏ chuột vào trang muốn tạo mục lục tự động, tiếp theo chọn thẻ References -> Table of Contents -> chọn mẫu mục lục tự động (nếu muốn tự tạo kiểu mục lục tự động thì các bạn chọn Custom Table of Contents).
Mục lục sẽ được tạo theo các heading mà bạn đã đặt.
Để xóa mục lục tự động các bạn chọn mục lục, các bạn chọn vào biểu tượng như hình dưới và chọn Remove Table of Contents (hoặc chọn References -> Table of Contents -> Remove Table of Contents).
Nếu bạn muốn cập nhật lại mục lục do trong quá trình soạn thảo đã thay đổi thứ tự trang của các đề mục thì các bạn chọn toàn bộ mục lục và chọn Update Table (hoặc chọn thẻ References -> Update Table trong phần Table of Contents).
Để di chuyển tới nội dung theo ý muốn thì các bạn chỉ cần nhấn phím Ctrl + nhấn chuột vào mục lục mà bạn muốn xem, Word sẽ tự động kéo xuống trang chứa phần bạn chọn. Nếu các bạn không thực hiện được thì các bạn cần cài đặt trong Word Options như sau:
Chọn File -> Options.
Trong Word Options -> Advanced -> đánh dấu chọn trước ô Use CTRL + Click to follow hyperlink, cuối cùng nhấn OK để lưu lại.
Như vậy các bạn đã tạo xong mục lục trong Word 2016 sử dụng các Heading, nếu các bạn không muốn sử dụng Heading các bạn có thể tham khảo thêm cách tạo mục lục tự động khác tại đây http://www.xosomienbaczone.com/cach-tao-muc-luc-tu-dong-trong-word-2016/
Chúc các bạn thành công!
