Cách nén file Powerpoint, giảm dung lượng Slide PowerPoint hiệu quả nhất

Tài liệu PowerPoint nhẹ giúp bạn dễ dàng chia sẻ và tiết kiệm không gian lưu trữ trên máy tính. Trong bài viết này, chúng ta cùng tìm hiểu về cách nén file PowerPoint, giảm dung lượng slide PowerPoint hiệu quả.

1. Sử dụng công cụ nén file PowerPoint trực tuyến

Bước 1: Bạn truy cập trang web https://www.wecompress.com/en/

Tiếp theo, bạn click vào biểu tượng dấu (+) để upload file PowerPoint.

Tiếp theo, bạn click chọn file cần nén (1) => Open (2).

Bước 2: Sau khi quá trình chuyển đổi thành công, bạn hãy click vào Download để tải về máy.

Bước 3: Sau khi tải về file PowerPoint đã nén, bạn hãy kiểm tra và so sánh file nếu không gặp vấn đề gì là thành công.

2. Chuyển đổi định dạng file PowerPoint PPT thành PPTX

PPT là định dạng file PowerPoint cũ còn PPTX là định dạng file PowerPoint mới áp dụng cho phiên bản Office 2007 trở lên. Định dạng file PPTX mới sẽ có nhiều ưu điểm hơn và trong đó là ưu điểm file PowerPoint được nén lại với kích thước nhỏ hơn.

Bước 1: Bạn mở file PowerPoint và click vào menu File.

Tiếp theo, bạn vào menu Save As (1) => Browse (2).

Bước 2: Bạn click chọn nơi lưu file (1) => chọn Save as type là PowerPoint presentation (*.pptx) (2) => đặt tên mới cho file (3) => Save (4).

Bước 3: Sau khi hoàn tất lưu file dưới dạng PPTX, bạn hãy so sánh 2 file và sẽ thấy file PowerPoint có định dạng PPTX sẽ có dung lượng nhỏ hơn so với file PPT.

3. Nén ảnh trước khi lưu với tính năng Compress Pictures

Bước 1: Bạn mở file PowerPoint cần nén và thao tác Save as theo Bước 1 ở phần hướng dẫn trên.

Tiếp theo, bạn click vào Tools (1) => Compress Pictures… (2).

Bước 2: Bạn chọn tùy chọn nhỏ nhất là E-mail (96dpi) (1) => OK (2).

Bước 3: Bạn đặt tên mới cho file (1) => Save (2).

Bước 4: Bạn hãy kiểm tra và so sánh file PowerPoint trước và sau khi nén. Nếu file sau khi nén có dung lượng nhỏ đi là thành công.

4. Nén ảnh trước khi chèn vào PowerPoint

Trước khi chèn ảnh vào PowerPoint thì bạn hãy xử lý những hình ảnh cần chèn qua phần mềm chỉnh sửa ảnh hoặc công cụ nén ảnh online để file ảnh được tối ưu một cách tốt nhất. Bạn có thể sử dụng những công cụ chỉnh sửa ảnh như Photoshop, Paint, Snagit… để giảm độ phân giải bức ảnh (Dimensions) hay mật độ điểm ảnh (ppi - pixel per inch) một cách nhanh chóng, tối ưu nhất.

Ngoài ra, bạn hãy tham khảo hướng dẫn nén ảnh đã được trình bày trong các bài viết trước đây ở Xosomienbaczone.com

3 Cách nén ảnh, giảm dung lượng ảnh hiệu quả

Cách giảm dung lượng ảnh hàng loạt nhanh nhất

Cách giảm dung lượng file PNG, nén file PNG

5. Chèn ảnh qua menu Insert trong PowerPoint

Để chèn ảnh, video nhanh chóng thì chúng ta thường sử dụng lệnh Copy/Paste (Ctrl + C và Ctrl + V). Thao tác như vậy sẽ khiến file PowerPoint trở nên nặng hơn do file ảnh, video được chèn trực tiếp sẽ giữ nguyên các thuộc tính gốc.

Bước 1: Bạn click vào menu Insert (1) => Pictures (2).

Bước 2: Bạn chọn ảnh cần chèn (1) => Insert (2).

6. Chèn link ảnh, video gián tiếp trong PowerPoint

Nếu ảnh, video minh họa quá lớn thì chúng ta nên chèn link video, ảnh bên ngoài để giảm dung lượng file PowerPoint. Cách thực hiện như sau:

Bước 1: Bạn click vào vị trí cần chèn link (1) => Insert (2) => Links (3) => Link (4).

Bước 2: Bạn chọn Existing File or Web Page (1) => chọn file ảnh, video (2) => OK (3).

Bước 3: Sau khi chèn xong thì bạn sẽ nhìn thấy link file ảnh, video. Để mở link này, bạn hãy giữ phím Ctrl và click chuột trái vào link để mở.

Lưu ý: Do file ảnh, video không chèn trực tiếp vào PowerPoint nên khi chia sẻ, di chuyển thì bạn phải copy cả thư mục chứa file ảnh, video gốc.

7. Tắt tính năng nhúng font (Embed fonts)

Bước 1: Bạn click vào File.

Bước 2: Bạn click chọn menu Options.

Bước 3: Bạn chọn Save (1) => bỏ tùy chọn Embed fonts in the file (2) => OK (3).

8. Tắt tính năng tự động lưu (AutoRecover)

Tính năng tự động lưu AutoRecover giúp chúng ta dễ dàng khôi phục tài liệu mỗi khi mất điện bằng cách tự động lưu file sau một khoảng thời gian thiết lập sẵn (tối thiểu là 1 phút). Tuy nhiên, tính năng này sẽ tạo ra một số thông tin sao lưu có thể khiến file PowerPoint nặng hơn và nếu bạn có thói quen lưu thủ công thì bạn có thể tắt tính năng này đi.

Bạn mở Options theo hướng dẫn trình bày ở phần 6 (Bước 1, Bước 2). Tiếp theo, bạn chọn mục Save (1) => bỏ tùy chọn Save AutoRecover information every... minutes (2) => OK (3).

9. Xóa các thông tin, thuộc tính trong file PowerPoint

Bước 1: Bạn click vào menu File.

Tiếp theo, bạn chọn Info (1) => Check for Issues (2) => Inspect Document (3).

Bước 2: Bạn đánh dấu tích tất cả các mục (1) => Inspect (2).

Bước 3: Sau khi kiểm tra xong, bạn hãy click vào Remove All trong mục Document Properties and Personal Information.

Tiếp theo, bạn click vào Close để đóng hộp thoại.

10. Tắt tính năng lưu hình ảnh xem trước

Bước 1: Bạn click vào menu File.

Tiếp theo, bạn click chọn mục Info (1) => Properties (2) => Chọn Advanced Properties (3).

Bước 2: Bạn click vào mục Summary (1) => bỏ tích mục Save preview picture (2) => OK (3).

11. Nén file PowerPoint với phần mềm WinRAR, 7-Zip

Cách này hiệu quả khi bạn muốn nén nhiều file PowerPoint và dung lượng file sẽ giảm đi đáng kể. Phần mềm nén file ưu tiên sử dụng là WinRAR, 7-Zip. Cách thực hiện đối với phần mềm WinRAR như sau:

Bước 1: Bạn click chuột phải vào file PowerPoint (1) => Add to archive... (2).

Bước 2: Bạn chọn định dạng là RAR (1). Trong Compression method (2) bạn chọn Best (3) => OK (4).

Với những cách chia sẻ trong bài viết, bạn có thể giảm dung lượng file PowerPoint hiệu quả và dễ dàng chia sẻ hơn. Chúc các bạn thành công!