Cách tạo danh sách thả xuống trong Excel

Để hạn chế việc nhập dữ liệu sai chính tả và cùng là một thông tin nhưng dữ liệu không đồng nhất do người nhập lúc viết hoa, lúc viết thường hoặc thừa dấu cách khiến cho việc thống kê sai sót…; vì vậy khi thiết kế một biểu nhập dữ liệu, người làm đều có nhu cầu tạo một danh sách tùy chọn được xác định trước. Tuy nhiên không phải người dùng nào cũng biết cách tạo danh sách thả xuống trong Excel.

Tạo một danh sách tùy chọn Excel

Các bước để tạo một danh sách thả xuốngg như sau:

Bước 1: Tạo danh sách nội dung tùy chọn.

Bước 2: Chọn ô hoặc một dãy ô cho danh sách tùy chọn của bạn có cùng nội dung danh sách tùy chọn.

Bước 3: Trên thẻ Data (1), nhấn chuột vào Excel Data Validation (2).

Bước 4: Cửa sổ Data Validation hiện ra, trên thẻ Settings, hãy thực hiện theo các bước sau:

• Trong hộp Allow, chọn List.
• Trong hộp Source: nhập vị trí vùng mà bạn tạo danh sách tùy chọn.
• Chọn dấu tích ở ô In-cell dropdown.
• Chọn Ignore blanks nếu bạn muốn cho phép người dùng để trống ô. Và không chọn nếu không cho phép.

Nhấp OK và bạn đã hoàn tất!

Kết quả bạn thu được như sau:

Lưu ý: tại Bước 4, mục Source bạn có thể điền luôn các tùy chọn mà bạn muốn xuất hiện trong danh sách tùy chọn của bạn phân cách nhau bằng dấu phẩy đều cho kết quả tương tự.

Sao chép và dán danh sách thả xuống

Nếu như bạn lỡ chọn thiếu vùng áp dụng danh sách thả xuống ở bước 2, bạn có thể sao chép danh sách thả xuống theo các bước sau.

Bước 1: Chọn ô chứa danh sách thả xuống và nhấn tổ hợp phím Ctrl + C để sao chép.

Bước 2: Nếu bạn muốn sao chép cả danh sách thả xuống và định dạng của ô gốc thì bạn chỉ việc chọn đến ô cần sao chép và nhấn tổ hợp phím Ctrl + V để sao chép.

Bước 3: Nếu bạn chỉ muốn sao chép danh sách thả xuống và không kèm định dạng gốc. Sau khi sao chép ở Bước 1, chọn ô cần sao chép danh sách, nhấn chuột phải và chọn Paste Special.

Cửa sổ Paste Speacial xuất hiện bạn chọn mục Validation rồi nhấn nút OK.

Cách chọn các ô chứa danh sách thả xuống

Chọn toàn bộ các ô chứa danh sách thả xuống

Bởi vì nút mũi tên không hiển thị trên danh sách sổ xuống trừ khi ô đó được chọn, do vậy rất khó để biết được ô nào chứa danh sách thả xuống. Bạn có thể áp dụng định dạng khác nhau cho các ô trong danh sách thả xuống để dễ dàng phân biệt. Nhưng trước tiên cần phải tìm ra tất cả các danh sách thả xuống. Có một cách để chọn tất cả các ô có chứa danh sách thả xuống. Bạn chọn thẻ Home (1) và nhấn chuột vào mũi tên dưới Find & Select (2) trong phần Editing, sau đó chọn Data Validation (3).

Kết quả các ô chứa danh sách thả xuống được chọn:

Chọn các ô chứa cùng danh sách thả xuống

Với cách làm trên, bạn có thể chọn toàn bộ các danh sách thả xuống, nhưng để chọn các ô chứa cùng danh sách thả xuống thì bạn làm các bước sau:

Bước 1: Chọn 1 ô chứa danh dách thả xuống, chọn thẻ Home (1) và nhấn chuột vào mũi tên dưới Find & Select (2) trong phần Editing, sau đó chọn Go To Special… (3).

Bước 2: Trên cửa sổ Go To Special bạn nhấn tích chọn như dưới rồi ấn nút OK.

Kết quả là chỉ các ô chứa danh sách kéo thả giống ô được chọn ở Bước 1 mới được chọn:

Xóa một danh sách sổ xuống trong một ô

Để xóa danh sách sổ xuống trong một ô, hãy chọn ô đó và vào thẻ Data (1) và nhấp Data Validation (2) trong phần Data Tools.

Cửa sổ Validation hiện ra bạn nhấn vào nút Clear All.

Các tùy chọn trên hộp thoại Data Validation sẽ được đặt về giá trị mặc định, sau đó nhấn OK.

Vậy ô được chọn sẽ xóa danh sách thả xuống:

Trên đây, Thủ Thuật Phần Mềm đã hướng dẫn bạn đọc cách tạo danh sách thả xuống trong Excel. Chúc các bạn thành công!