Hướng dẫn làm quen với Excel

Bài viết dưới đây hướng dẫn chi tiết các kỹ năng và kiến thức cần thiết giúp bạn có thể làm quen nhanh với Excel 2013/2016.

Để có thể làm quen nhanh với Excel 2013/2016 bạn cần phải nắm rõ 1 số điểm cơ bản sau:

1. Giao diện làm việc của Excel 2013:

- Màn hình khởi động:

- Giao diện khi mở:

- Màn hình làm việc:

2. Những thuật ngữ cơ bản cần nhớ.

- Workbook: Một workbook chính là 1 file Excel để tính toán, vẽ đồ thị, lưu trữ dữ liệu… Một workbook có thể chứa nhiều sheet, worksheet, char sheet tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính.

- Worksheet: Còn được gọi là sheet hoặc bảng tính, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu. Nó bao gồm các cột và hàng, giao của cột và hàng được gọi là ô chứa dữ liệu, phép tính hoặc công thức phục vụ cho việc tính toán. Một worksheet là 1 thành phần tạo nên workbook. Excel 2013 chứa 16,384 cột và 1,048,576 dòng.

- Chart Sheet: Thực chất là 1 sheet trong workbook nó chỉ khác là 1 sheet chứa đồ thị. Trường hợp bạn muốn xem từng đồ thị riêng rẽ thì đây là lựa chọn hợp lý.

- Sheet tabs: Là nơi hiển thị tên các sheet, nó nằm ở góc trái dưới cửa sổ của workbook. Di chuyển qua lại giữa các sheet bằng cách nhấp chuột vào tên sheet trên thành sheet tabs.

3. Bộ công cụ mới của Excel 2013.

3.1 Thanh Ribbon.

- Ribbon – là bộ công cụ thay thế cho thanh trình đơn (menu) truyền thống từ các phiên bản Excel 2003.

- Bộ công cụ trong thanh Ribbon:

+ Tab Home: Chứa các lệnh về định dạng văn bản.

+ Tab Insert: Chứa nhóm lệnh giúp chèn các đối tượng vào văn bản.

+ Tab Page Layout: Chứa các nhóm lệnh để trình bày bố cục bảng tính.

+ Tab Formulas: Chứa các lệnh làm việc với công thức và hàm trong Excel.

+ Tab Data: Chứa các lệnh làm việc với dữ liệu.

+ Tab Review: Thiết lập lại các thông tin.

+ Tab View: Chứa các lệnh thuộc nhóm lệnh hiển thị.

+ Tab Developer: Thông thường không hiển thị trên thanh Ribbon, trường hợp thường xuyên vào option để tùy chỉnh.

3.2 Quick Access Toolbar.

Thanh công cụ tùy chỉnh chứa các lệnh bạn thường xuyên sử dụng, giúp bạn tiết kiệm thời gian. Có thể tùy chỉnh vị trí của thanh công cụ này, thông thường đặt lên phía trên hoặc phía dưới vùng công cụ Ribbon.

3.3 Thanh công cụ mini.

Đây là tính năng mới trong Office 2013. Nó là thanh công cụ nổi được hiển thị khi thực hiện thao tác bôi đen đoạn văn bản hay kích chuột phải vào văn bản. Nó chứa các công cụ định dạng phổ biến và hay dùng.

4. Chuẩn XML của Excel 2013.

Cũng giống như Excel 2007, Excel 2013 dùng định dạng tập tin mặc định là XLSX dựa trên chuẩn XML (Extensible Markup Language). Với định dạng này đảm bảo cho file dữ liệu an toàn hơn, dung lượng nhỏ hơn và tích hợp sâu với nguồn thông tin và dữ liệu bên ngoài.

Trên đây là những thông tin chi tiết giúp các bạn rút ngắn thời gian để làm quen nhanh với Excel 2013.

Chúc các bạn thành công!