Tổng hợp các kỹ năng soạn thảo văn bản chuyên nghiệp

Soạn thảo văn bản đang là kỹ năng thiết yếu trong cuộc sống hiện đại ngày nay, dưới đây là những kỹ năng soạn thảo văn bản chuyên nghiệp mà bạn cần nắm vững để có thể hoàn thành công việc văn phòng hiệu quả.

1. Trình bày rõ ràng

Vấn đề trình bày luôn được đánh giá cao trong những văn bản và đặc biệt là những văn bản mang tính chất công việc. Trình bày là một kỹ năng tất yêu, chúng luôn có mặt trong mọi văn bản và để trình bày được một văn bản đẹp thì cần người soạn thảo có con mắt thẩm mỹ và hiểu vấn đề văn bản đang muốn thể hiện. Những nội dung chính trong văn bản phải được làm nổi bật với việc in đậm, in nghiêng. Song song với đó, văn bản phải được căn lề trên/ dưới/ trái/ phải để nội dễ nhìn.

2. Chính tả

Một văn bản chuyên nghiệp không thể mắc phải những lỗi liên quan đến chính tả, đặc biệt là chính tả cơ bản. Chính tả trong soạn thảo văn bản thường xuyên bị nhiều người mắc phải và cách giải quyết tốt nhất cho vấn đề này đó chính là đọc, kiểm tra lại sau khi hoàn tất.

3. Sử dụng font chữ phù hợp

Trong soạn thảo văn bản chuyên nghiệp, chỉ có một số ít font chữ phù hợp để sử dụng và chúng là những font chữ có gạch chân. Bộ font chữ gạch chân luôn là sự lựa chọn hoàn hảo của những người soạn thảo vì chúng trông nghiêm túc và chuyên nghiệp. Những bộ font chữ cách điệu, nhiều nét không được đánh giá cao vì chúng không phù hợp cho việc đọc.

4. Triển khai ý tưởng cụ thể

Để thu hút được người đọc theo dõi toàn bộ nội dung của văn bản thì người soạn thảo phải có kỹ năng triển khai ý tưởng, nội dung sao cho phù hợp. Để làm được vấn đề này thì các bạn cần phải đọc nhiều tài liệu, lên dàn ý trước khi triển khai các nội dung cụ thể.

5. Tập trung vào vấn đề chính

Vấn đề nội dung luôn được đánh giá rất cao trong việc soạn thảo văn bản, đặc biệt là những vấn đề chính. Không ai muốn bỏ ra quá nhiều thời gian để đọc những nội dung không có liên quan đến vấn đề chính. Đây là một kỹ năng liên quan đến tư duy và kinh nghiệm nên các bạn hãy luyện tập từ từ.

6. Tách đoạn phù hợp

Trong một văn bản chuyên nghiệp, người soạn thảo phải tách chúng thành nhiều đoạn văn nhỏ để người đọc dễ dàng theo dõi. Các đoạn văn được tách phải có đầy đủ các nội dung mà chúng muốn truyền đạt, song song với đó là chúng phải có số lượng từ phù hợp để tránh bị dài quá hoặc ngắn quá.

7. Sử dụng nhiều hình ảnh

Các hình ảnh trong một văn bản có mục đích bổ trợ thêm các thông tin cần thiết mà văn bản chữ không thể làm được. Bên cạnh đó, chúng còn giúp cho văn bản bản không bị quá nhàm chán, người đọc sẽ dễ dàng theo dõi từ đầu đến cuối văn bản. Tuy nhiên, khi sử dụng hình ảnh trong văn bản các bạn phải phân đoạn phù hợp để tránh bị trôi mất nội dung đang cần triển khai trong đoạn văn bản đó.

8. Đầy đủ phần mở và kết

Những người soạn thảo văn bản chuyên nghiệp luôn biết cách trình bày mở bài và kết bài để người đọc biết được nội dung đến đâu là kết thúc. Nếu như không có kết bài, người đọc sẽ lầm tưởng là các bạn gửi thiếu file văn bản hoặc là chưa hoàn tất chúng. Vậy nên, các bạn đừng bỏ qua việc viết mở bài và kết bài hoàn chỉnh.

Trong bài viết này, Thủ thuật phần mềm đã chia sẻ đến các bạn các kỹ năng để trở thành một người soạn thảo văn bản chuyên nghiệp. Chúc các bạn một ngày vui vẻ!